GDPR klope na dvere: Recruiteri, nepodceňujte situáciu!

Od 25. mája 2018 všetci recruiteri pocítia „láskavé“ pohladenie od Európskej únie: do platnosti vstupuje nariadenie o ochrane osobných údajov, tzv. GDPR (General Data Protection Regulation). K jedným z najprísnejších regulácií osobných údajov nám teda pribudnú ďalšie, ešte prísnejšie pravidlá.

Pod pojmom „osobné údaje“ rozumieme všetky informácie, ktoré sa týkajú individuálnej osoby a na základe ktorých je možné daného človeka identifikovať. GDPR dokument tieto údaje aj jasne definuje, hovorí o mene, rodnom čísle, lokalizačných údajoch alebo informáciách o fyzickom vzhľade, o ekonomickej, kultúrnej a sociálnej identite jednotlivca.

Ako sa recruiteri majú pripraviť?

GDPR zasiahne všetky personálne agentúry a je len na nich, do akej miery sa stihnú na to pripraviť. Recruiterom pochopiteľne pribúdajú isté povinnosti, ktoré by do 25. mája 2018 nemali brať na ľahkú váhu.

Odporúčame hlavne:

1. Zozbierať všetky dáta o kandidátoch a zamestnancoch, ktoré máte a podrobiť ich analýze. Potrebujete všetky informácie? Ak nie, vyhoďte ich.
2. Podstúpiť technické a organizačné opatrenia súvisiace s prípravou smerníc.
3. Upravte zmluvy, ktoré sa týkajú práce s osobnými údajmi.
4. Poučte svojich zamestnancov o nových smerniciach

Kde treba zbystriť pozornosť

Pri analýze osobných dát kandidátov, ale aj svojich zamestnancov si recruiteri v personálnej agentúre podľa GDPR musia dať pozor na:

• Životopis
• Predošlé zamestnania
• Kontaktné informácie
• Pracovné posudky a referencie
• Vzdelanie
• Posúdenie spôsobilosti na prácu

Na všetky tieto informácie sa dokument GDPR vzťahuje až pri ich spracúvaní. To jednoducho znamená vtedy, keď osobné údaje kandidátov zbierame, ukladáme, mažeme alebo zdieľame.

Transparentnosť voči kandidátom

Pri jednaní s kandidátmi je odporúčané, aby mali recruiteri kópie alebo linky dokumentov súvisiace s ochranou osobných údajov ich personálnej agentúry.

Ak vám kandidát zašle svoje osobné údaje, zašlite mu potvrdzovací mail.

Čo so starými údajmi, ktoré mám v systéme?

V prípade, že kandidát nie je vhodný pre konkrétnu pracovnú pozíciu, vyhľadajte všetky údaje, ktoré o ňom máte a všetky zmažte. Ak si dané informácie z nejakého dôvodu potrebujete nechať, informujte kandidáta o tom, že spracúvate jeho osobné údaje.